建設業における契約書や書類管理は、紙やExcelで行っていると検索に時間がかかり、顧客対応が遅れてしまうことがあります。アイピアを導入すれば、契約書・書類の電子化により、必要な情報をすぐに呼び出せ、作業効率を大幅に向上させることができます。
機能活用による効果
アイピアを使えば、紙やExcelでバラバラになっている契約書や書類を電子化し、一元管理できます。検索も数秒で完了し、現場や営業先でもすぐに必要な情報を取り出せます。
導入で期待できる効果
| 導入前 | 導入後 | |
|---|---|---|
| 契約書検索 | 紙やExcelで探すため、10～30分かかる | 電子化で数秒で検索可能 |
| 顧客対応 | 資料が揃わず対応が遅れることが多い | 即座に情報を提示でき、対応がスムーズ |
| 情報共有 | 現場や営業担当でバラバラ | 全員が同じ情報にアクセス可能 |
✔こんな方におすすめ
- 契約書や書類の検索に時間がかかっている
- 顧客対応を迅速にしたい現場担当者
- 書類の電子化・一元管理を進めたい経営者
建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策
契約書・書類を電子化して一元管理「書類管理機能」
なぜ必要？
紙やExcelで契約書を管理していると、情報の散逸や検索ミスが発生しやすく、顧客対応の遅れやトラブルにつながります。特に複数現場を同時に担当する場合、必要な資料をすぐに取り出せないことは大きな業務効率低下の原因です。
アイピアの機能で得られる効果
契約書や書類をPDFやExcelのまま電子化して保存。
検索キーワードやタグで瞬時に目的の資料を表示でき、どの現場でも必要な情報にアクセス可能です。紙の管理コストも削減できます。
契約履歴を時系列で把握「案件管理機能」
なぜ必要？
契約内容や顧客とのやり取りが複数人にまたがると、「誰がいつどの指示を出したか」が不明確になり、トラブルや情報の抜け漏れが発生します。特に並行案件が多い現場では、記憶頼みは大きなリスクです。
アイピアの機能で得られる効果
案件ごとに契約書や指示内容、変更履歴を一元管理。
誰が、いつ、どのような指示を出したかを時系列で確認でき、後からでも簡単に追跡できます。コメント機能で関係者間のやり取りも漏れなく残せます。
書類検索・共有の効率化「ファイル検索機能」
なぜ必要？
紙やローカルPCで管理されるファイルは、必要な資料を探すだけで時間を取られ、現場での迅速な意思決定や顧客対応に支障をきたします。情報共有もメール添付などで煩雑になりやすいです。
アイピアの機能で得られる効果
タグ付けやキーワード検索で数秒で目的の資料を呼び出せます。クラウド共有により、現場・営業・管理部門すべてが同じ情報にアクセスでき、作業効率が格段に向上します。
活用事例
導入前の課題：
導入前は契約書を紙で管理しており、現場から問い合わせがあると資料を探すのに平均20分かかっていました。
アイピアを選んだ理由：
契約書の電子化と現場での即時共有が可能だったため。
導入後の効果：
検索時間が数秒に短縮され、顧客対応のスピードが約50％向上しました。
導入前の課題：
Excelで契約履歴を管理していたため、履歴の確認ミスや重複対応が多発していました。
アイピアを選んだ理由：
案件ごとの履歴管理とアクセス権限設定ができるため、導入を決定。
導入後の効果：
重複対応が0件になり、管理業務の効率が約40％向上しました。
導入前の課題：
現場ごとに書類がバラバラで、営業と現場の情報共有に時間がかかっていました。
アイピアを選んだ理由：
クラウド共有機能で一元管理できる点を評価。
導入後の効果：
情報の検索・共有時間が70％削減され、現場対応が迅速化しました。
まとめ
建設業における契約書・書類管理は、紙やExcelだけでは効率化が難しく、顧客対応や現場業務に支障をきたします。アイピアを導入することで、契約書・書類の電子化、検索の高速化、履歴管理、一元共有が可能になり、業務効率と顧客対応の質を大幅に向上させることができます。
