機能活用による効果
電話やメールでの顧客問い合わせは、担当者ごとに情報が分散しやすく、引き継ぎミスや対応漏れが発生します。アイピアを導入することで、問い合わせ情報を一元管理でき、担当者が変わってもスムーズに対応可能です。作業効率の向上と顧客満足度アップを同時に実現します。
導入で期待できる効果
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 問い合わせ管理 | 担当者個別で管理、情報が分散 | すべての問い合わせを一元管理 |
| 引き継ぎ | 手作業や口頭で引き継ぎミスが発生 | 履歴・メモが残り、誰でも確認可能 |
| 作業効率 | 確認や連絡に時間がかかる | 時系列で履歴確認、即対応可能 |
✔こんな方におすすめ
- 担当者交代時に顧客対応漏れを防ぎたい方
- 電話・メール問い合わせの管理に手間を感じている方
- DXや業務効率化を現場で実現したい経営者・現場監督
建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策
すべての問い合わせ履歴を残す「問い合わせ管理機能」
なぜ必要？
顧客からの問い合わせは電話やメール、FAX、口頭などさまざまな方法で届きます。担当者ごとに管理すると、過去の問い合わせ内容や対応履歴が不明確になり、対応漏れや二重対応、クレームのリスクが高まります。特に現場や営業が忙しい状況では、履歴を一元化する仕組みが不可欠です。
アイピアの機能で得られる効果
すべての問い合わせを案件単位で記録し、担当者が変わっても履歴を即確認可能。
コメント機能で社内共有も簡単で、対応漏れやダブルブッキングを防止できます。
電話・メールを一元管理「コミュニケーション集約機能」
なぜ必要？
複数チャネルで問い合わせがある場合、情報がバラバラになり対応が遅れることがあります。電話の内容を手書きでメモしたり、メールを別フォルダで管理すると、情報が埋もれたり、確認に時間がかかります。
アイピアの機能で得られる効果
電話・メール・チャットの内容を一元化して自動で記録。履歴検索機能により過去の問い合わせ内容をすぐに参照でき、担当者交代時もスムーズに対応可能です。
タスクや対応期限を可視化「進捗管理機能」
なぜ必要？
問い合わせ対応には優先度や期限がありますが、紙やExcelで管理していると、対応漏れや遅延が発生しやすくなります。特に案件が複数ある場合、どの問い合わせが未対応か把握するのは困難です。
アイピアの機能で得られる効果
タスク管理や進捗状況を可視化し、未対応の問い合わせを即把握可能。リマインド機能で期限超過を防ぎ、担当者交代時でもスムーズに引き継ぎができます。
活用事例
導入前の課題：
導入前は電話とメールを個人で管理しており、問い合わせの重複や対応漏れが月平均5件発生していました。
アイピアを選んだ理由：
問い合わせ履歴を一元化でき、担当者交代時もスムーズに対応可能だったため。
導入後の効果：
対応漏れはゼロに。対応スピードも平均30％向上し、顧客満足度が大幅に改善しました。
導入前の課題：
現場監督が案件ごとに手書きでメモを管理しており、担当者交代時に情報の引き継ぎ漏れが発生。
アイピアを選んだ理由：
履歴の自動記録とタスク管理により、情報漏れを防ぎつつ業務効率化が可能だったため。
導入後の効果：
担当交代時でもスムーズに対応でき、対応工数を年間で約200時間削減しました。
導入前の課題：
複数チャネルからの問い合わせに対応していたが、情報が散在して対応遅延が発生。
アイピアを選んだ理由：
電話・メールを集約でき、過去履歴も検索可能なことが決め手。
導入後の効果：
対応遅延件数は月平均8件から1件に減少し、顧客からの信頼も向上しました。
まとめ
アイピアを導入することで、担当者が変わっても顧客対応の漏れや遅延を防ぎ、問い合わせ履歴を一元管理できます。作業効率の向上だけでなく、顧客満足度や会社の信頼性も高められる、建設業向けの最適な管理システムです。
