発注書と請求書の差異をなくし正確な管理を実現する

効果：★★★★★
おすすめ度：★★★★★
導入のしやすさ：★★★★☆

機能活用による効果

営業活動において、人によってやり方がバラバラだと成果に差が生まれやすくなります。
「アイピア」を活用すれば、契約率が高い営業マンの方法や提案内容を社内で共有でき、誰でも同じように成果を出せる環境が整います。営業経験の浅いスタッフでも、成功事例をもとにした行動が取れるため、契約率の底上げが可能になります。

建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策

協力業者の請求をシステムで作成する「請求書作成機能」

協力業者から送られる請求書は、記載内容が業者ごとにバラバラで不統一です。結果として、請求書の確認に多大な時間がかかり、発注金額と不一致が生じやすくなります。この差異は支払いの遅延やトラブルの原因となり、取引関係に悪影響を及ぼす可能性があります。事前に発注情報をもとに請求書を作成し送ることで、業者が修正する余地がなく、差異のリスクを大幅に減らすことが可能です。

発注と請求をリアルタイムに突合する「自動チェック機能」

多くの現場では、発注と請求の金額や数量の差異が後工程で判明するケースが多発しています。これにより、現場管理者と経理担当者が何度も確認し直す必要が生じ、非効率的です。さらに、差異がそのまま支払い処理に進めば、利益の圧迫や信頼関係の悪化につながります。

発注書・請求書をクラウドで共有する「文書管理機能」

紙やメール添付でやり取りをしていると、書類の紛失やバージョン違いが発生しやすく、確認作業に二重三重の時間が発生します。特に現場監督が外出中に確認できないと、処理が滞る原因となります。

誰が承認したかが明確になる「承認フロー機能」

なぜ必要？

請求処理の現場では、誰が承認したのかが曖昧になりがちです。その結果、承認の二重化や承認漏れが起こり、支払い遅延や内部統制の不備につながります。責任の所在を明確にしないまま処理を進めることはリスク管理の欠如です。

活用事例

まとめ

発注金額と請求金額の差異は、建設業の現場でよくある課題ですが、システムの力で解決することが可能です。アイピアを活用すれば、発注書を基に請求書を作成・管理でき、差異の発生を未然に防止できます。結果として、作業効率が飛躍的に高まり、利益管理も徹底できます。