機能活用による効果
建設業では、発注金額と請求金額に差異が生じることが頻繁にあります。
原因の多くは、協力業者から送られてくる請求書の内容が曖昧であったり、発注内容と請求書が突き合わせできていないことです。
アイピアを導入することで、発注書と請求書を一元管理し、双方の差異を未然に防ぐことができます。
導入で期待できる効果
| Before（導入前） | After（導入後） |
|---|---|
| 協力業者の請求書を紙やExcelで受領し確認が煩雑 | 発注書と請求書をアイピア内で一元管理 |
| 発注金額と請求金額の差異が発生しても気づきにくい | 差異があれば自動で確認でき即対応可能 |
| 請求処理のやり直しや調整で余計な時間がかかる | 請求処理が効率化し工数削減を実現 |
✔こんな方におすすめ
- 発注と請求の差異で毎月の確認作業に時間を取られている方
- 協力業者とのやり取りでトラブルを避けたい経営者・現場監督
- 利益管理を徹底したいが、紙やExcel管理に限界を感じている方
建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策
協力業者の請求をシステムで作成する「請求書作成機能」
なぜ必要？
協力業者から送られる請求書は、記載内容が業者ごとにバラバラで不統一です。結果として、請求書の確認に多大な時間がかかり、発注金額と不一致が生じやすくなります。この差異は支払いの遅延やトラブルの原因となり、取引関係に悪影響を及ぼす可能性があります。事前に発注情報をもとに請求書を作成し送ることで、業者が修正する余地がなく、差異のリスクを大幅に減らすことが可能です。
アイピアの機能で得られる効果
アイピアでは、発注書の内容をそのまま請求書に反映可能です。協力業者は確認するだけで済むため、請求金額と発注金額が完全一致。差異チェックが自動化され、管理部門や経理の確認工数を大幅に削減できます。
発注と請求をリアルタイムに突合する「自動チェック機能」
なぜ必要？
多くの現場では、発注と請求の金額や数量の差異が後工程で判明するケースが多発しています。これにより、現場管理者と経理担当者が何度も確認し直す必要が生じ、非効率的です。さらに、差異がそのまま支払い処理に進めば、利益の圧迫や信頼関係の悪化につながります。
アイピアの機能で得られる効果
発注内容と請求書のデータをシステム内で自動照合し、差異があればアラートを表示。担当者は修正が必要な項目だけを確認すればよく、処理時間を短縮できます。
発注書・請求書をクラウドで共有する「文書管理機能」
なぜ必要？
紙やメール添付でやり取りをしていると、書類の紛失やバージョン違いが発生しやすく、確認作業に二重三重の時間が発生します。特に現場監督が外出中に確認できないと、処理が滞る原因となります。
アイピアの機能で得られる効果
発注書・請求書はすべてクラウド上で一元管理され、関係者全員がリアルタイムで閲覧可能。最新データへのアクセスが保証され、確認漏れや二重処理がなくなるため、現場と本社の連携もスムーズになります。
誰が承認したかが明確になる「承認フロー機能」
なぜ必要？
請求処理の現場では、誰が承認したのかが曖昧になりがちです。その結果、承認の二重化や承認漏れが起こり、支払い遅延や内部統制の不備につながります。責任の所在を明確にしないまま処理を進めることはリスク管理の欠如です。
アイピアの機能で得られる効果
承認者をシステム内で明確に記録でき、承認履歴も自動保存。誰がいつ承認したかが可視化され、承認漏れゼロを実現。社内の責任体制を強化できます。
活用事例
導入前の課題：
協力業者からの請求書が紙やExcelで届き、発注内容と突き合わせるのに毎月20時間以上を費やしていました。
アイピアを選んだ理由：
発注と請求の突合せが自動化できる点を評価しました。
導入後の効果：
月間作業時間は約8時間に削減。年間で約144時間の業務削減に成功しました。
導入前の課題：
請求金額と発注金額の不一致が月3件ほど発生し、協力業者との調整に時間を要していました。
アイピアを選んだ理由：
請求書を自社で作成して送れる点を重視しました。
導入後の効果：
差異がゼロになり、経理工数を月10時間以上削減できました。
導入前の課題：
承認ルールが曖昧で、支払い遅延が年5件以上発生していました。
アイピアを選んだ理由：
承認フローを明確化できる機能に魅力を感じました。
導入後の効果：
承認漏れゼロを実現し、支払い遅延もゼロに。協力業者からの信頼度が向上しました。
まとめ
発注金額と請求金額の差異は、建設業の現場でよくある課題ですが、システムの力で解決することが可能です。アイピアを活用すれば、発注書を基に請求書を作成・管理でき、差異の発生を未然に防止できます。結果として、作業効率が飛躍的に高まり、利益管理も徹底できます。
