【経営者・管理者必読】「忙しいのに利益が残らない」を卒業する。建設業のバックオフィスを変革する「アイピア」徹底解剖

「売上は伸びているはずなのに、なぜか手元に現金が残らない」
「現場が増えるたびに、経理や工務の残業時間が限界を超えていく」

建設業界の経営者様から、このようなご相談をいただくことが増えています。
案件が増えることは喜ばしいはずなのに、なぜ組織が疲弊してしまうのでしょうか？

その原因の多くは、職人の腕や営業力ではなく、「バックオフィス業務の非効率」にあります。
本記事では、建設業の「利益管理」と「事務効率」を劇的に改善する管理システム『アイピア』について、全7章にわたり徹底解剖します。

建設会社の利益を減少させる「バックオフィス業務の課題」

まずは、建設業界が直面する「管理の壁」と、それを乗り越えるための「アイピア」の基本機能・原価管理機能について深掘りしていきます。

多くの建設会社では、現場の施工管理には力を入れている一方で、社内の事務作業や数字の管理はどうしても後回しになりがちです。

しかし、会社の規模が大きくなるほど、このバックオフィスの弱さは、経営にとって大きなリスクになります。

Excelの使い回しが生む「二度手間」と「ミス」

1つの案件に対して同じ情報を何度も入力していませんか？

このようにExcelなどのツールを使いまわす業務フローは、単に時間がかかるだけではありません。
最大の問題は、転記ミスと情報が分断されることです。

「変更になった追加工事分が、請求書から漏れていた」「発注金額を打ち間違えて、原価が安く見えていた」
こうした一つひとつは小さなミスでも、積み重なることで、把握できないところで利益を減少させているのです。

「現場アプリ」だけでは経営はできない

最近では、スマホで現場写真を共有したり、チャットで報告できる現場管理アプリも広く使われるようになりました。
確かに現場のコミュニケーションは楽になりますが、経営者が見たい数字はそこにはありません。

経営に必要なのは、今日の現場の写真よりも「今月の着地見込み（売上・粗利）」や「来月の資金繰りの状況」です。
現場アプリとExcel管理がバラバラの状態では、リアルタイムな経営判断は不可能です。

アイピアが「管理のプロ」に選ばれる理由

こうした課題を解決するために開発されたのが、建築業向け管理システム「アイピア」です。
アイピアは単なる現場ツールではなく、見積・受発注・請求・原価管理までを一元管理するできます。
いわば建設業向けに作られたERP（基幹システム）です。

現場だけじゃない！会社全体が「楽になる」仕組み

アイピアが最も得意とするのは、バックオフィス業務の効率化です。
もちろん現場でも使いやすい工夫はされていますが、最も効果を発揮するのは「数字の管理」を必要とする場面です。

「パッケージの安さ」と「開発の自由度」を両立

システム導入でよくある悩みが「既製のソフトだと業務に合わない」「かといって一から作るのは費用が高すぎる」という問題です。

アイピアは、その中間を狙った仕組みです。
基本機能はパッケージとして用意しつつ、帳票の形式や管理項目などは、会社の業務フローに合わせて調整できます。

つまり「今のExcel見積書の見た目を変えたくない」といった要望にも応えられるため、現場の負担や抵抗感を抑えた形で導入できるのが特徴です。

【おすすめの機能①】粗利を確保できる「見積・原価管理」

ここからは、アイピアの中でも特に重要な機能について説明します。
まず取り上げるのは、建設業にとって欠かせない 見積管理と原価管理 です。

1. 階層見積の柔軟性：Excelのような操作感

建設業の見積は「大項目（工事名）＞中項目（工種）＞小項目（内訳）」という階層構造が必要です。
ところが、システムによってはこの階層がうまく作れなかったり、途中で修正しようとすると全体が崩れてしまうことも少なくありません。

アイピアの見積機能は、最初からこの階層構造を前提に作られています。

2. 1つの明細に「複数の原価」を紐づけ可能

粗利を正しく管理するうえで、特に重要なのがこの仕組みです。
例えば「キッチン交換工事 1式 100万円」という売上項目に対して、原価は1つとは限りません。

一般的なソフトでは、これらをまとめて「原価80万円」と入力するケースが多く、内訳が分からなくなりがちです。
アイピアでは、1つの見積明細に対して、材料費・労務費・経費などを分けて登録できます。

これにより、「材料屋には注文書を、職人には発注書を」それぞれワンクリックで発行できます。
また、工事終了後には「材料が高かったのか」「工数が増えたのか」といった原価のズレも、原因まで把握できます。

3. 「実行予算」で発注段階の利益ズレを防ぐ

「見積の時点では利益が出ていたのに、終わってみたら赤字だった」
こうした事態を防ぐための機能が、実行予算です。

アイピアでは、受注が決まった見積データをコピーして、そのまま実行予算データを作成できます。
そこに、実際に使う業者や確定した原価を入力し、見積時の原価（予定）と、実行予算（確定）を比較します。
このように工事が始まる前に利益を把握できるため、予算を超える発注を事前に防ぐ運用が可能になります。

【おすすめの機能②】事務コストを半減させる「受発注・請求・入金」

見積が通って工事が決まると、次に待っているのが発注や請求の作業です。

この工程は、事務担当の負担が特に大きくなりがちですが、アイピアを使えば、作業の流れがかなりシンプルになります。

転記ゼロ！見積から請求・支払まで「一気通貫」でサポート

アイピアの最大の特徴は、業務フローがすべて繋がっていることです。
確定した見積や実行予算データを元に、ボタン一つで以下の書類を作成できます。

「Wordで作った注文書の内容を、Excelの請求書にまた入力する」といった作業は不要です。
転記ミスや発注漏れが起こりにくい仕組みになっています。

複数現場をまとめた「合算請求書」もワンクリックで発行

不動産会社や管理会社との取引では、「いくつかの現場分をまとめて請求したい」と依頼されることも珍しくありません。
多くのシステムでは対応できず、結局Excelで作り直すケースもありますが、アイピアでは標準機能として対応しています。

「入金消込機能」や「アラート表示」で入金漏れを防げる

請求書を出して終わりではありません。入金漏れを防ぐには、入金がされているか確認をする必要があります。
アイピアでは、入金予定日を過ぎても入金確認が取れていない案件をアラート表示します。
「確認を後回しにしていた」「忙しくて見落としていた」といったミスを防ぎ、キャッシュフローを安定させることにつながります。

【おすすめの機能③】現場の状況がひと目で分かる「工程・案件管理」

バックオフィスの効率化だけでなく、現場が今どんな状況にあるのかを把握することも、経営管理では欠かせません。

マウス操作で調整できる「工程表」

「あの現場、今どうなってる？」といちいち現場に確認する必要はありません。
アイピアの工程表機能は、マウス操作だけで工程を引いたり、期間を前後に動かすことができます。

また、「全現場の工程を横断して見る」ことも可能です。
「来週、A現場の大工さんが空くから、B現場に回そう」といった人員配置の判断が、ホワイトボードよりも遥かに正確に行えます。

見込み客からアフターまで「顧客を逃さない」

工事が終わったら関係も終わり、ではありません。
アイピアでは、案件のステータスを「引合中（見込み）」「受注」「完工」「請求済」といった流れで管理できます。

完工後もデータは残り続けるため、「5年前に屋根工事をしたお客様」を検索して定期点検のDMを送るなど、リピート受注につなげる資産として活用できます。

導入効果と「勝てる組織」への変革

実際にアイピアを導入した企業は、どのように変化しているのでしょうか。
共通しているのは、「人は増えていないのに、売上規模が拡大した」という点です。

事例：事務員を増やさず、売上倍増を実現

あるリフォーム会社様（社員数20名）では、以前はバックオフィス業務を行う社員が毎日残業をしていましたが、アイピア導入後は業務フローが統一され、Excelの二度手間が解消されました。

結果として、同じ人数のまま売上が２倍に増加しても、社員が定時で帰れる体制が整いました。
システムが事務作業のボトルネックを取り除いたことで、会社としての成長上限が引き上げられた好例です。

経営判断のスピードが劇的に上がる

今までは、試算表が出る翌々月まで分からなかった「本当の利益」が、アイピアなら「今」分かります。
「今月は予想より利益が出そうだから、新しい工具への投資をしよう」「この現場は赤字になりそうだから、早急に対策を打とう」
このように、数字に基づいたスピーディーな経営判断が可能になります。

まとめ

ここまで、アイピアの機能とメリットを解説してきました。
最後に、システム導入を検討されている経営者の方々にお伝えしたいことがあります。

管理システムは「コスト」ではなく、利益を生むための「投資」です。

月額数万円の利用料を支払うことで、社員の残業代が何十万円も減り、見積提出のスピードが上がって受注が増え、赤字工事がなくなる。
このような費用対効果を考えれば、アイピアの導入は極めてリターンの大きい投資と言えるでしょう。

「うちはまだExcelで十分」と思っている今こそ、変革のチャンスです。
まずは無料デモでアイピアの操作感を体験してみてください。