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記事の概要・ポイント
建設業では「口約束で発注してしまいトラブルに…」「請書が見つからず確認作業に時間がかかる」といった課題が多く見られます。
こうした状況を未然に防ぐには、請書の管理がカギとなります。
本記事では、請書管理を仕組み化し、発注ミスやトラブルを防止する方法について解説します。
この記事のポイント：
- 請書管理の重要性と、ミスによるリスク
- 導入企業の業務変化の事例
- 建築業向け管理システム「アイピア」での請書管理機能の活用法
こんな方におすすめ
- 請書のやりとりが紙やメールで属人化している
- 発注ミスや金額のトラブルがたびたび発生している
- 信頼性のある受発注の仕組みを構築したい
- 書類の整理や確認に時間がかかっている
- 業務の引き継ぎ時に「どこまで契約が進んでいるか」が不明瞭になる
導入前と導入後の違い
| 比較項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 請書の管理 | 紙・メールで担当者ごとにバラバラ | 一元管理され、いつでも検索・確認可能 |
| 発注ミスの頻度 | 記憶頼りや口頭指示で起こりやすい | 請書ベースで発注内容が明確になる |
| トラブル対応 | 過去の請書を探すのに時間がかかる | 該当案件の請書をすぐに確認できる |
| 社内連携 | 進捗が不明確で確認作業が増える | ステータスや履歴が共有されスムーズ |
建築業向け管理システム アイピアでできる対策
建築業に特化したクラウド型管理システム「アイピア」では、請書のやりとりと管理を一元化できます。
主な機能：
- 取引先ごとの請書データを案件に紐付けて登録可能
- 契約内容・金額・日付・ステータスの管理
- 請書のPDF印刷や受領状況の管理
請書が必要な業務では、どのタイミングで・誰に・どの内容を・どの金額で依頼したかが後からでもすぐに確認でき、発注のミスや漏れを防ぐことができます。
活用事例
事例1：現場担当者が急な離任 → 後任がスムーズに確認でき対応可能に
以前は口頭で発注していたため、引継ぎ時に情報が不明確でした。アイピア導入後は請書管理により、誰でも履歴を確認できるようになりました。
事例2：過去の契約トラブルを解消
請け負った工事の追加費用について「合意していない」と言われたが、アイピアに保存されていた請書PDFで内容が明確に確認でき、スムーズに解決。
事例3：発注ミスがゼロに近づいた
以前は同じ協力会社に重複発注してしまうこともあったが、請書一覧で確認できるようになり、未処理の案件も一目で把握できるように。
まとめ
請書の管理は、建設業において「信頼」と「効率」を守るための土台です。
属人化を防ぎ、ミスを減らすには、仕組みを導入することが重要です。
建設業に特化したアイピアでは、請書管理をはじめとした業務全体の一元化を実現できます。
