機能活用による効果
見積書は金額や工事項目など重要な情報が詰まった書類です。しかし、作成者自身では気づけない誤記や抜け漏れが発生しがちです。承認フローを導入すれば、上長や他の担当者が内容を確認することでダブルチェックが可能になり、記載漏れや誤記のリスクを大幅に削減できます。
導入で期待できる効果
| 導入前 | 導入後 |
|---|---|
| 個人の判断に依存し、誤記や漏れが発生 | 上長のチェックで記載漏れを防止 |
| 紙やExcel管理で修正が煩雑 | システム上で簡単に修正・履歴管理 |
| 承認プロセスが曖昧でミスの原因に | 承認フローが明確化し業務精度向上 |
✔こんな方におすすめ
- 見積作成の誤記・漏れが頻発している企業
- 承認プロセスが不明確で責任の所在が曖昧な現場
- 属人的な見積業務から脱却したい経営層・部門責任者
建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策
見積承認フローでミスを防ぐ
なぜ必要？
建設業の見積は工事項目・資材費・外注費など複雑な要素が多く、作成者だけの判断に依存すると記載漏れや誤記が発生しやすくなります。特にExcelや紙での運用では履歴管理ができず、誰が確認したのか曖昧なまま業務が進行してしまうこともあります。
誤記や漏れは利益の圧迫や顧客との信頼低下に直結するため、承認フローを仕組みとして組み込むことが必須です。
アイピアの機能で得られる効果
アイピアでは、見積作成後に上長や部門責任者への承認依頼をシステム上でワンクリックで行えます。
承認プロセスは履歴として自動保存され、誰がいつ承認・差戻しを行ったかが明確に記録されます。これにより、人の記憶や紙管理に頼らず、記載漏れや誤記を未然に防ぎます。
修正履歴の自動管理
なぜ必要？
Excelや紙で見積を管理すると、修正や更新のたびに過去のデータが失われ、後から確認できない問題が発生します。結果として「どのタイミングで、誰が修正したのか」が分からず、ミスの原因追及が困難になります。履歴が残らない環境では責任の所在が曖昧になり、トラブルを招く可能性が高まります。
アイピアの機能で得られる効果
アイピアでは修正履歴が自動で保存され、変更前後の内容や承認の流れを簡単に確認できます。
これにより、誰が・いつ・どこを修正したかが明確になり、内部統制や業務改善にも活用可能です。
承認状況の可視化
なぜ必要？
紙ベースやメールで承認を行う場合、どの段階で止まっているのかが分かりづらく、業務の遅延や責任の所在不明につながります。特に多忙な現場では「誰が承認していないのか」を探すだけで時間がかかり、納期遅延のリスクが高まります。
アイピアの機能で得られる効果
アイピアは承認状況をリアルタイムで確認でき、どの段階で承認が止まっているのかが一目で分かります。これにより、担当者へのリマインドもスムーズになり、業務の滞留を防止できます。
活用事例
事例1：記載漏れが多発していたA社
導入前の課題：
見積の誤記や抜け漏れが月に3件以上発生し、修正や再提出で顧客からの信頼を損ねていました。
アイピアを選んだ理由：
承認フローを仕組み化することでダブルチェックを可能にし、記載漏れを防止できる点を評価。
導入後の効果：
記載漏れは90％削減、再提出工数も月10時間以上削減できました。
事例2：属人的な見積管理に課題を抱えていたB社
導入前の課題：
ベテラン社員が見積を一手に担い、属人化が進んでいました。
アイピアを選んだ理由：
承認・修正履歴を自動保存でき、担当者以外でも引き継ぎやすい点。
導入後の効果：
業務効率が25％改善し、組織全体で安定運用できる体制を実現しました。
事例3：承認フローの不透明さで遅延していたC社
導入前の課題：
紙やメールで承認を回していたため、進捗が分からず案件が遅延していました。
アイピアを選んだ理由：
承認状況を可視化し、リアルタイムで進捗を把握できる点。
導入後の効果：
承認スピードが平均3日から1日に短縮し、納期遅延リスクを大幅に低減しました。
まとめ
見積の誤記や漏れは、利益の減少や顧客信頼の低下に直結します。アイピアの承認フロー機能を活用すれば、ダブルチェックの仕組みをシステムで担保でき、記載漏れや修正履歴の不明確さを防止できます。結果として、業務精度の向上と効率化、そして企業の利益確保につながります。
