建設業の現場では契約書や重要書類の作成に多くの時間と手間がかかり、記載漏れや誤記によるトラブルが発生しやすい状況があります。アイピアを活用することで、情報を自動反映し、添付保存まで一元化することで、ヒューマンエラーを大幅に防止できます。
機能活用による効果
アイピアでは、契約書作成や重要書類の管理をシステムに一元化。案件情報から自動的に反映されるため、手入力の負担を軽減し、記載漏れや誤りを防ぎます。さらに、契約書や資料を案件に直接紐づけて保存できるため、探す手間も削減されます。
導入で期待できる効果
| Before | After |
|---|---|
| 紙やExcelで手入力し、記載漏れや誤りが多発 | 案件情報を自動反映し、記載漏れを防止 |
| 契約書や重要書類を探すのに時間がかかる | 案件に紐づけて保存でき、すぐに検索可能 |
| 担当者ごとに管理方法がバラバラ | システムで統一管理し、誰でも同じ情報を共有 |
✔こんな方におすすめ
- 契約書や重要書類の管理が煩雑で困っている方
- 記載ミスや記載漏れによるトラブルを減らしたい方
- 紙やExcel管理から効率化へシフトしたい方
建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策
契約書を案件と紐づけて保存できる「添付管理機能」
なぜ必要？
契約書や重要書類を紙やフォルダに分散管理していると、探すのに時間がかかり、最新版がどれか分からなくなるリスクがあります。複数案件が同時進行する建設業では、情報の紛失や重複登録によって重大なトラブルに繋がりかねません。契約に関する資料を案件単位で一元管理する仕組みが不可欠です。
アイピアの機能で得られる効果
案件に契約書や関連資料を添付保存でき、ファイルを探す手間を削減。バージョン管理も容易になり、必要な時にすぐに参照可能。関係者全員が同じ情報を共有でき、更新ミスや記載漏れの防止に直結します。
登録情報を反映する「自動入力機能」
なぜ必要？
契約書や書類に毎回手入力すると、入力ミスや記載漏れが起こりやすく、修正の手間や信用問題に発展します。特に人手不足の現場では、担当者の負担が増し、確認漏れのリスクも高まります。案件データを活用し、自動的に書類へ反映させる仕組みが求められます。
アイピアの機能で得られる効果
顧客名や契約内容など、アイピアに登録した情報を自動で契約書や文書に反映可能。入力作業を大幅に削減し、人的ミスを防止。担当者が変わっても同じフォーマットで書類が作成され、標準化による業務効率化を実現します。
誰でも確認できる「権限別共有機能」
なぜ必要？
紙やExcel管理では、誰がどこまで確認したかが不明確で、承認フローの抜け漏れが発生しやすい状況です。管理職や経営者が契約書を確認できないまま進行するリスクもあり、後からの修正コストが大きくなります。
アイピアの機能で得られる効果
契約書や重要書類は、権限ごとに閲覧・編集が可能。管理職が必要な段階で確認できるため、承認漏れを防止。社内全体で書類管理の精度が高まり、トラブル発生を未然に防げます。
活用事例
導入前の課題：
導入前は契約書をExcelで作成しており、誤入力や記載漏れが毎月数件発生していました。その都度修正や再印刷が必要となり、1件あたり平均2時間の無駄が発生。
アイピアを選んだ理由：
案件情報を反映できる点と契約書を紐づけ保存できる点。
導入後の効果：
入力作業時間が50％削減され、年間で約240時間の業務効率化につながりました。
導入前の課題：
導入前は書類の保管がバラバラで、最新の契約書を探すのに平均30分以上かかっていました。
アイピアを選んだ理由：
一元管理と検索性。
導入後の効果：
数秒で契約書を検索でき、1件あたりの確認時間を30分→3分に短縮。年間では約120時間の削減効果を実感しています。
導入前の課題：
担当者ごとに契約書の管理フォーマットが異なり、ミスや不整合が頻発。特に新人担当者が作成する契約書では、確認に平均1件あたり40分以上必要でした。
アイピアを選んだ理由：
フォーマット標準化と自動入力機能。
導入後の効果：
作成時間が半分以下となり、確認にかかる時間も40分→10分へ。全社で月間約60時間の削減に成功しました。
まとめ
建設業において契約書や重要書類の記載ミス・記載漏れは重大なトラブルにつながります。アイピアを導入すれば、情報を自動反映し、契約書を案件に紐づけて一元管理できるため、効率化と精度向上を同時に実現可能です。紙やExcel中心の管理から脱却し、健全経営を支える仕組みとしてぜひご活用ください。
