押印の手間をゼロにし、書類業務をスピード化する方法

課題

見積書の承認に時間がかかり、営業がわざわざ本社に戻って印刷・押印し、スキャンして送付する無駄な手間が発生していました。

アイピアでの解決策（機能）

「電子印・オンライン承認機能」
見積書などの書類に電子印を押し、現場からでもスマートフォンやタブレットで即座に承認作業を完結できる体制を整えます。

効果

承認にかかる時間が劇的に短縮され、印刷や移動にかかっていた無駄な作業を解消。業務効率の圧倒的な向上とペーパーレス化を実現します。

課題

発注書の押印や郵送作業に事務員が多くの時間を費やしており、郵送費用や印刷などの物理的なコストも毎月かかっていました。

アイピアでの解決策（機能）

「クラウド共有・電子印機能」
発注書への押印から社内外への共有までをすべてクラウド上で完結させ、紙の郵送や持ち回りの手間をなくします。

効果

郵送にかかるコストや印刷の手間を削減し、事務担当者の作業負担が大幅に軽減。バックオフィス業務のスリム化とコスト削減に貢献します。

課題

社長や決裁者の不在時に請求書の承認が滞ってしまい、結果として入金処理が遅れて資金繰りに影響が出ることがありました。

アイピアでの解決策（機能）

「リモート承認ワークフロー機能」
外出先や出張先からでもスマートフォンを使って書類の内容を確認し、オンラインで即座に承認できる環境を構築します。

効果

責任者の不在時でも承認が滞らなくなり、スムーズな請求処理が可能に。資金回収のスピードアップと資金繰りの安定化に直結します。