発注書に備考を記入する際、毎回ゼロから文章を入力すると手間がかかり、記載内容に漏れや表現のばらつきが発生しがちです。特に建設業では、外注先や取引先ごとに注意点や条件が異なるため、入力ミスや抜け漏れはトラブルの原因となります。そんな課題を解決するのが「発注備考マスタ」です。あらかじめテンプレートを登録しておくことで、必要な備考を選択するだけでスムーズに反映でき、入力作業を大幅に効率化できます。結果として、作業時間の短縮だけでなく、情報の統一性や正確性も確保できる状態になります。
機能活用による効果
建設業では、発注金額と請求金額に差異が生じることが頻繁にあります。
原因の多くは、協力業者から送られてくる請求書の内容が曖昧であったり、発注内容と請求書が突き合わせできていないことです。
アイピアを導入することで、発注書と請求書を一元管理し、双方の差異を未然に防ぐことができます。

導入で期待できる効果
Before(導入前)
- 毎回ゼロから備考を入力
- 記載漏れや抜けが発生
- 入力に5〜10分かかる
After(導入後)
- 登録済みテンプレートから選択して入力
- 必要項目が自動で網羅
- 1〜2分で完了


こんな方におすすめ
- 発注備考の記載漏れでトラブルになった経験がある方
- 同じ備考内容を何度も入力している方
- 複数現場の備考内容を統一管理したい方
建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策
複数テンプレートからの組み合わせ入力
用途や現場ごとの条件に合わせ、複数の備考テンプレートを選択・組み合わせ可能。特殊条件や追加指示も迅速に反映できます。
備考入力の標準化と共有化
社内で統一した備考テンプレートを共有することで、記載内容のバラつきを解消し、品質を一定に保てます。
入力時間の大幅削減
繰り返し入力していた文章をワンクリックで反映。発注処理全体のスピードが向上し、他の業務に時間を回せます。
活用事例


事例1年間約120時間の工数削減
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課題
備考の入力を現場監督ごとに行っており、重要な条件の記載漏れが月3件発生していた。修正依頼や再発注で余計な時間とコストがかかっていた。
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選んだ理由
複数の備考テンプレートを組み合わせて登録でき、社内で統一できる点に魅力を感じた。
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効果
記載漏れがゼロに。備考入力にかかる時間も平均6分から1.5分に短縮し、年間約120時間の工数削減を実現。


事例2確認電話が月10件から2件に減少
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課題
備考欄の内容が現場ごとに異なり、発注担当が混乱。内容確認の電話が月10件以上発生していた。
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選んだ理由
テンプレート機能で備考の標準化が可能で、複数現場の条件にも対応できるため。
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効果
確認電話が月10件から2件に減少。全社員が同じ内容で発注できるようになり、社内外のコミュニケーションがスムーズになった。


事例3発注備考の漏れがゼロに
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課題
特定の工事条件を備考に書き忘れ、現場で手戻りが発生。1回のミスで最大5万円の追加コストが発生していた。
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選んだ理由
備考テンプレートをカテゴリ別に管理でき、必要に応じて組み合わせられる柔軟性に惹かれた。
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効果
発注備考の漏れがゼロになり、手戻りがなくなりました。
まとめ
発注書の備考欄は一見小さな部分ですが、作成時間や記載ミスに直結する重要な要素です。
「アイピア」のテンプレート選択機能を活用すれば、入力の手間を大幅に削減しながら、記載漏れや表記ゆれを防止できます。
複数テンプレートの組み合わせも可能なため、どんな案件にも柔軟に対応でき、業務の質とスピードを同時に向上させられます。