過去の契約書を数秒で検索でき、顧客対応がスムーズに進められる

建設業における契約書や書類管理は、紙やExcelで行っていると検索に時間がかかり、顧客対応が遅れてしまうことがあります。アイピアを導入すれば、契約書・書類の電子化により、必要な情報をすぐに呼び出せ、作業効率を大幅に向上させることができます。

効果:★★★★★
おすすめ度:★★★★★
導入のしやすさ:★★★★☆

目次

機能活用による効果

建設業の現場では、見積計算の誤りや入力漏れによって契約率を下げてしまうケースが少なくありません。
アイピアを導入することで、見積書の作り直しを防ぎ、短時間で正確な見積を作成できます。
さらに、担当者ごとの作業のばらつきを減らし、スピーディーに受注につなげられます。

導入で期待できる効果

スクロールできます
項目導入前導入後
契約書検索紙やExcelで探すため、10~30分かかる電子化で数秒で検索可能
顧客対応資料が揃わず対応が遅れることが多い即座に情報を提示でき、対応がスムーズ
情報共有現場や営業担当でバラバラ全員が同じ情報にアクセス可能
アイピア編集部のイラスト

こんな方におすすめ

  • 契約書や書類の検索に時間がかかっている
  • 顧客対応を迅速にしたい現場担当者
  • 書類の電子化・一元管理を進めたい経営者

建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策

契約書・書類を電子化して一元管理「添付機能」

なぜ必要?

紙やExcelで契約書を管理していると、情報の散逸や検索ミスが発生しやすく、顧客対応の遅れやトラブルにつながります。特に複数現場を同時に担当する場合、必要な資料をすぐに取り出せないことは大きな業務効率低下の原因です。

アイピアの機能で得られる効果

GoogleDriveと連携することにより契約書や書類をPDFやExcelのまま電子化して保存。
検索キーワードやタグで瞬時に目的の資料を表示でき、どの現場でも必要な情報にアクセス可能です。紙の管理コストも削減できます。

契約履歴を時系列で把握「案件管理機能」

なぜ必要?

契約内容や顧客とのやり取りが複数人にまたがると、「誰がいつどの指示を出したか」が不明確になり、トラブルや情報の抜け漏れが発生します。特に並行案件が多い現場では、記憶頼みは大きなリスクです。

アイピアの機能で得られる効果

案件ごとに契約書や指示内容、変更履歴を一元管理。
誰が、いつ、どのような指示を出したかを時系列で確認でき、後からでも簡単に追跡できます。コメント機能で関係者間のやり取りも漏れなく残せます。

活用事例

社長のアイコン

事例1顧客対応のスピードが約50%向上

  • 課題

    導入前は契約書を紙で管理しており、現場から問い合わせがあると資料を探すのに平均20分かかっていました。

  • 選んだ理由

    契約書の電子化と現場での即時共有が可能だったため。

  • 効果

    検索時間が数秒に短縮され、顧客対応のスピードが約50%向上しました。

営業のアイコン

事例2管理業務の効率が約40%向上

  • 課題

    Excelで契約履歴を管理していたため、履歴の確認ミスや重複対応が多発していました。

  • 選んだ理由

    案件ごとの履歴管理とアクセス権限設定ができるため、導入を決定。

  • 効果

    重複対応が0件になり、管理業務の効率が約40%向上しました。

現場管理者のアイコン

事例3情報の検索・共有時間が70%削減

  • 課題

    現場ごとに書類がバラバラで、営業と現場の情報共有に時間がかかっていました。

  • 選んだ理由

    クラウド共有機能で一元管理できる点を評価。

  • 効果

    情報の検索・共有時間が70%削減され、現場対応が迅速化しました。

まとめ

建設業における契約書・書類管理は、紙やExcelだけでは効率化が難しく、顧客対応や現場業務に支障をきたします。アイピアを導入することで、契約書・書類の電子化、検索の高速化、履歴管理、一元共有が可能になり、業務効率と顧客対応の質を大幅に向上させることができます。

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