機能活用による効果
見積書は修正や変更が頻繁に発生するため、最新版と旧版の管理が煩雑になりやすいです。紙やExcelだけで管理していると、どの修正が反映されているか不明確になり、ミスや見積漏れの原因になります。アイピアを導入することで、修正履歴を自動で残し、過去版と最新版の比較が容易になります。
導入で期待できる効果
| 導入前 | 導入後 |
|---|---|
| Excelや紙で修正履歴が不明確 | 自動で履歴管理、最新版と旧版の比較が可能 |
| 修正漏れ・入力ミスが発生 | 修正箇所を簡単に確認、ミスを防止 |
| 確認作業に時間がかかる | クリック一つで履歴確認、作業効率UP |
- 見積書の修正履歴管理が煩雑で手間がかかっている方
- 修正漏れや古い見積を提出してしまうリスクを減らしたい方
- 現場や営業担当の作業効率を向上させたい方
建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策
見積の自動バージョン管理機能
なぜ必要？
建設業では、見積の内容が随時変更されることが一般的です。紙やExcel管理では、どの修正が反映されているか分からなくなり、古い情報で見積を出してしまうリスクがあります。特に複数の担当者が関わる場合、履歴管理が不十分だとミスや二重作業が発生します。
アイピアの機能で得られる効果
修正履歴を自動で記録し、最新版と過去版を簡単に比較可能。どの担当者が、いつ、どの内容を変更したかを確認でき、誤った見積提出を防ぎ、作業効率を大幅に向上させます。
コメント・承認フロー連携機能
なぜ必要？
見積修正時に担当者間で確認や承認を行わないと、誤った内容で提出されるリスクがあります。紙やチャットで承認を行う場合、承認漏れや承認忘れが発生しやすく、作業の停滞にもつながります。
アイピアの機能で得られる効果
承認フローをシステム上で連携でき、修正内容の確認・承認を漏れなく管理。担当者ごとの承認状況をリアルタイムで把握でき、提出ミスを防止します。
PDF自動生成・履歴保持機能
なぜ必要？
顧客や下請けに提出する見積書は、後で確認できる形で保存しておく必要があります。紙や手動PDFでは保存漏れが発生する可能性があり、トラブル時に対応が遅れます。
アイピアの機能で得られる効果
見積書をPDF化し、自動で履歴を保持。過去提出資料の参照や比較が容易になり、トラブル対応も迅速に行えます。
活用事例
導入前の課題：
紙とExcelで見積管理を行っていたため、最新版の確認に平均30分以上かかり、修正漏れが年数回発生していた。
アイピアを選んだ理由：
修正履歴管理と承認フローを簡単に導入できる点が魅力。
導入後の効果：
履歴管理と承認機能により、確認作業が平均5分に短縮。ミスもゼロになり、年間10件のトラブルを未然に防止。
導入前の課題：
複数の現場監督が異なるExcelを使用していたため、最新見積の把握が困難で二重作業が発生。
アイピアを選んだ理由：
全社統一でバージョン管理ができる点。
導入後の効果：
全社で統一管理でき、修正内容の追跡が容易に。作業効率が20％向上。
導入前の課題：
顧客提出用の見積書作成に時間がかかり、提出遅れで受注機会を逃すこともあった。
アイピアを選んだ理由：
PDF自動生成と履歴保持機能で提出準備が簡単になる。
導入後の効果：
見積作成時間が半分に短縮され、提出遅れゼロ、契約率が5％向上。
まとめ
アイピアの見積バージョン管理機能を活用すれば、修正履歴を自動で管理し、最新版と過去版を簡単に比較可能です。承認フローやPDF自動生成と組み合わせることで、ミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させることができます。現場や営業の負担を減らし、より健全な経営に直結する仕組みとして活用できます。
