クレームや要望対応の履歴を即確認して、同じ質問に即答できる仕組みを作る

クレームや要望への対応は、スピードと正確さが求められる業務のひとつです。ところが、過去のやり取りがバラバラに管理されていると、同じ質問に毎回時間をかけて調べ直す必要があり、現場の負担が大きくなります。対応履歴をすぐに確認できる仕組みを整えれば、過去情報を瞬時に検索でき、作業効率が大幅にアップします。情報共有がスムーズになれば、顧客対応の質も向上し、組織全体の信頼性を高める状態になります。

効果:★★★★★
おすすめ度:★★★★★
導入のしやすさ:★★★★☆

目次

機能活用による効果

アイピアを導入すると、顧客からのクレームや要望の対応履歴を簡単に検索でき、同じ質問に迅速に回答可能です。現場や事務所で情報の行き違いが減り、作業効率も大幅にアップします。

導入で期待できる効果

スクロールできます
項目導入前導入後
履歴確認紙やExcelで探すのに数十分かかる検索機能で即座に確認可能
顧客対応同じ質問に繰り返し回答していた過去対応を参考にスムーズに回答
情報共有現場と事務所で情報が分散全員が同じ履歴をリアルタイムで参照可能
アイピア編集部のイラスト

こんな方におすすめ

  • 顧客対応の履歴を一元管理したい
  • 現場や事務所で情報の行き違いを防ぎたい
  • 業務効率を上げつつミスを減らしたい

建築業向け管理システム「アイピア」でできる対策

すべてのやり取りを記録に残す「案件管理機能」

なぜ必要?

建設現場では、電話・口頭・LINE・紙メモなどでのやり取りが複雑に絡みます。トラブル発生時に「何をどう伝えたか」が不明確になりやすく、対応の遅れやミスが発生します。案件が複数進行する場合、記憶頼みでは情報漏れのリスクが高まります

アイピアの機能で得られる効果

案件ごとに発注内容・指示・変更履歴を一元管理。
誰が、いつ、どの指示を出したかが時系列で保存され、後からでもすぐに確認可能です。
コメント機能で関係者同士のやり取りも漏れなく記録できます。

履歴検索で対応スピードを向上させる「打合履歴検索機能」

なぜ必要?

過去のクレームや要望を手作業で確認していると、対応に時間がかかり顧客満足度低下の原因となります。情報が分散していると、同じ質問に再度回答する手間も増えます。

アイピアの機能で得られる効果

顧客名や案件名、日付などで履歴を瞬時に検索可能。過去の対応内容を参考に、迅速かつ正確に顧客対応が行えます。

活用事例

社長のアイコン

事例1顧客からの問い合わせ対応時間は平均30分→5分に短縮

  • 課題

    顧客からの問い合わせが紙やExcelで管理されており、確認に30分以上かかることもあり、対応遅延が多発していました。

  • 選んだ理由

    全案件のやり取りを時系列で記録し、検索性が高い点に魅力を感じ導入を決定。

  • 効果

    履歴検索で即対応が可能となり、顧客からの問い合わせ対応時間は平均30分→5分に短縮。顧客満足度も向上しました。

営業のアイコン

事例2対応漏れが月平均5件→1件に減少

  • 課題

    現場担当者ごとに対応記録が異なり、対応漏れや指示の行き違いが頻発していました。

  • 選んだ理由

    案件ごとの履歴管理とコメント機能で、現場との連携ミスを防げる点が決め手となりました。

  • 効果

    現場との情報共有がスムーズになり、対応漏れが月平均5件→1件に減少。チーム全体の効率が向上しました。

現場管理者のアイコン

事例3クレーム件数は年間50件→30件に減少

  • 課題

    過去のクレーム傾向を分析できず、同じ問題が繰り返し発生。改善策も立案できていませんでした。

  • 選んだ理由

    履歴分析機能により、問題傾向の可視化と改善策の策定ができる点に期待。

  • 効果

    過去データの分析により改善策を実施。クレーム件数は年間50件→30件に減少し、業務効率と顧客満足度が向上しました。

まとめ

アイピアを導入すれば、顧客対応履歴の検索や一元管理が可能となり、同じ質問にも即答できる体制を作れます。現場・事務所間の情報共有もスムーズになり、対応漏れやミスを大幅に減らせます。結果として業務効率化と顧客満足度向上の両方を実現できます。

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